Kanban y Trello, manual fácil de inicio rápido

Breve guía para comenzar a utilizar una de las herramientas favoritas de gestión de proyectos.

Tiempo de lectura: 9 minutos

La gestión de proyectos es una habilidad que se adquiere no sólo con práctica, sino con estudio y prueba de los métodos que tenemos a la mano. En muchos casos, trazamos los planes necesarios para la consecución de los objetivos, pero no nos planteamos la forma más conveniente de hacer el seguimiento del flujo del trabajo.

Suele ocurrir que aplicamos estrategias heredadas de experiencias previas que nos resultan muy cómodas, pero que en definitiva, son inapropiadas ya sea porque no se adaptan adecuadamente a los ritmos de las actividades del proyecto, porque no garantizan una correcta comunicación entre los miembros del equipo, porque sobrecargan de tareas de dirección a la coordinación del proyecto y por lo tanto generan una estructura piramidal que depende de la cabeza gestora o por cualquier otro motivo que entorpezca la planeación y ejecución de nuestras metas.

Es fundamental que las corrientes de información que circulan entre los colaboradores de un proyecto sean claras, precisas, oportunas y visibles. De aquí que sea tan importante contar con un método de planeación accesible, sencillo, visual y adaptable a las necesidades de cada organización.

Trello es una herramienta multiplataforma para organización de proyectos lanzada en 2010. Fue desarrollada sobre la concepción de la metodología Kanban, un modelo de gestión de la producción industrial que ha demostrado ser útil en diferentes campos de la vida desde su nacimiento en los años 70.

Antecedentes en el país del sol naciente

Para comprender un poco más a profundidad la potencia de estos sistemas de planeación es necesario ubicarnos en Japón, un país con una profunda tradición de respeto por el quehacer, y que luego de ser la única nación cubierta de cenizas radioactivas, pobre y devastada por la guerra, pasó a ser la segunda potencia mundial en prácticamente un tercio de siglo. Esta sorprendente recuperación económica está atribuida principalmente a la resiliencia de un pueblo disciplinado y a los modelos de gestión de proyectos que reactivaron la economía.alexander-londono-319305-unsplash

Específicamente Toyota, la compañía automotriz más valiosa del mundo en 2017, fue la cuna de un sistema de producción revolucionario. En plena crisis del petróleo de 1973, ingenieros y directivos de la empresa estaban buscando alternativas para paliar las pérdidas y evitar la banca rota. Después de investigar e intercambiar experiencias con expertos estadounidenses, llegaron a la conclusión de que el sistema norteamericano los llevaría directamente a la tumba.

 

La solución fue observar el contexto tradicional japonés y diseñar desde el principio un método de producción del siglo XX, que redujera los costos y el desperdicio, incrementara la calidad y respetara el valor del producto y de los trabajadores. El resultado fue tan apabullante que el fenómeno se nominó Toyotismo, en contraposición al Fordismo diseñado por Henry Ford.

chris-lawton-475887-unsplashToyota se apropió de conceptos milenarios como el Monozukuri, y profundizó y desarrolló una constelación de técnicas como el Just in time, el Kaizen, las 5S de la mejora de la calidad y el orden del trabajo, el Lean Manufacturing, y por supuesto, el Kanban.

A grandes rasgos, el método inspirador de Trello consiste en tarjetas visuales que se van pegando y desplazando a medida que los procesos se van sucediendo. Estas tarjetas contienen información de la actividad específica, colores y etiquetas, encargados, fechas y todos los datos necesarios para que la tarea designada sea llevada a cabo. Dentro de la planeación de proyectos se usan a nivel básico tres columnas en un tablero donde se pegan las tarjetas. La primera de ellas es para las tareas pendientes, la segunda para tarjetas con actividades en proceso y la última para las finalizadas.

Cabe mencionar que otra metodología que utiliza tableros, columnas y tarjetas visuales es el Scrum, pensado para el diseño de software y que puede ser también aplicado para la gestión de proyectos, pero que tiene una serie de reglas mucho más estrictas que el Kanban.

El potencial de la herramienta

Volviendo a Trello, su funcionamiento básico es precisamente un juego de tarjetas en relación con las columnas en las que se encuentren, pero se agrega toda la magia de la era de las tecnologías de la información y la comunicación. La plataforma, disponible en web, iOS, Android y versión de escritorio, se desprende del objeto físico y permite coordinar equipos de trabajo por internet, por lo que se ha convertido en la herramienta fundamental de las empresas más vanguardistas.

Trello soporta varios tableros, y no nos limita a usar la metodología Kanban, somos libres de adaptar la plataforma a nuestras necesidades y gustos. Es una plataforma visual, sencilla y accesible, y el flujo de trabajo que proyectemos estará disponible a golpe de vista.

Los tableros: Al igual que en el Kanban, en Trello podemos asignar a cada proyecto un tablero y usarlo incluso como base de datos o gestor personal de tareas. Si nuestro proyecto es en equipo, tenemos la oportunidad de añadir todos los miembros que necesitemos para que todo tengan acceso a la información. Hay múltiples opciones para agregar colores o imágenes de fondo. Los tableros pueden configurarse como públicos o privados.

Las tarjetas: Todo el potencial del Kanban reside en el diseño de las tarjetas de Trello. A parte del nombre, tenemos espacio para agregar descripción, fecha de vencimiento, etiquetas de colores, porcentaje de avance a través de cheklist, agregar archivos adjuntos, hacer seguimientos, hacer comentarios. Toda la información que llegáramos a necesitar para desarrollar una actividad y su seguimiento lo encontraremos en las tarjetas.

Las listas: Las columnas en los tableros Kanban aquí se llaman listas. Tenemos la opción asignarles el nombre que queramos en función de lo que necesitemos. A parte del ya mencionado sistema de pendientes, en proceso y finalizado, podemos crear por ejemplo una lista de bibliografía para un proyecto de investigación. Si organizamos las tarjetas en función de su prioridad, sabremos exactamente qué es lo más importante por hacer. Es por todo esto por lo que Trello es tan flexible.

Los miembros: Invitara colaborar en un tablero es muy sencillo, si alguien no tiene cuenta en Trello, se enviará un correo electrónico o se generará un vínculo para acceder a la plataforma. El potencial de colaboración que tiene esta herramienta se basa en la posibilidad de etiquetar al responsable de cada tarea, hacer seguimiento de las actividades y las listas, la función de comentarios dentro de cada tarjeta y la facilidad de comunicación del equipo de trabajo.

Las etiquetas: Nos son útiles para distinguir algunas especificidades de las tareas que contienen las tarjetas. Podemos discriminar por el color de las etiquetas a los equipos responsables, la finalidad de la actividad, el área de producción y, en fin, los tags se adaptarán a las necesidades de cada uno.

Las checklist: Una de las funciones más interesantes de las tarjetas es la posibilidad de subdividir las actividades para generar una lista de verificación. Trello calculará el porcentaje de avance de la tarjeta a partir de las subactividades marcadas como realizadas.

Las fechas de vencimiento: Aunque parezca increíble, hay métodos de planeación que invisibilizan las fechas de vencimiento. Afortunadamente Trello etiqueta con amarillo o rojo las tareas próximas a vencer, y advierte qué tarjetas están próximas a caducar mediante notificación en la aplicación o incluso mediante correo electrónico.

El calendario: No es una opción por defecto, sino un Power Up de la aplicación. Permite ver las tarjetas ordenadas por fecha de vencimiento en un calendario semanal o mensual, muy cómodo para algunos tipos de planeación.

La sincronización con Google Calendar y con IFTTT: Precisamente de estos calendarios pueden generarse enlaces para exportarlos a Google Calendar, y de esta forma centralizaremos nuestros eventos en un solo sitio. Por otra parte, IFTTT (If This Then That) es una aplicación que permite conectar diferentes servicios y programar acciones con la premisa de si pasa esto, entonces haz esto. Así, si definimos que cuando agreguemos un evento en nuestro Google Calendar, IFTTT le dirá a Trello que cree una tarjeta de dicho evento.

La visualización de tarjetas en el perfil: Esta es una de las funciones que más me entusiasma de Trello. Haciendo click en nuestra foto de peril, se desplegará un menú, y en la segunda posición dirá “Tarjetas”. Inmediatamente abrirá una pantalla con todas las tarjetas que nos han asignado. Podemos ordenarlas por tablero, o por fecha de vencimiento, y por lo tanto, por prioridad. De esta manera, cuando abrimos esta pantalla, sabremos exactamente qué tenemos que resolver con la mayor premura con un solo vistazo. Sencillo y certero.

Coda

matthew-guay-148463-unsplashExisten muchas otras plataformas basadas en Kanban, tales como Zenkit, KanbanFLow, Asana o Kanbachi. Trello es la más conocida y extendida, aunque no sobra probar otros softwares.

Independientemente del método utilizado, la planeación de un proyecto está condenada al fracaso y falla la disciplina. Es indispensable que si se utiliza una u otra técnica, se esté revisando constantemente. En otras palabras, tan pronto como lleguemos a nuestro puesto de trabajo, abramos la pantalla de tarjeta y revisemos nuestros pendientes tal y como revisamos nuestro correo electrónico. El seguimiento si no es constante, no va a dar frutos y todo el tiempo que usemos en programar tarjetas se habrá evaporado con pena y sin gloria.

La responsabilidad personal está en comprometerse con los métodos de planificación, seguirlos y adaptarlos hasta que funcionen a la medida de nuestras ambiciones.

 

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