¿Cómo establecer prioridades?

Aprender a establecer prioridades es tan importante como urgente a la hora de administrar la energía con la que contamos.

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Ya está más que comprobado que si queremos hacer una tarea de la mejor forma posible, debemos concentrarnos exclusivamente en dicha actividad. La multitarea debe ser descartada, sin embargo, cuando una montaña de pendientes nos amenaza, ¿qué tarea debemos escoger para comenzar a trabajar? Esta y otras preguntas son la raíz de nuestro tema de hoy, la priorización de nuestras acciones, por qué debemos aprender a hacerlo y cuáles son algunos métodos para que nos resulte más sencillo ponernos a trabajar.

Aprender a priorizar nuestras actividades nos aportará una serie de beneficios que van desde el aumento en la eficiencia de nuestras labores, la reducción de la procrastinación y la ansiedad, el mejor control de nuestros proyectos y aprender a estimar de mejor forma los tiempos y recursos que cada una de nuestras actividades requiere. Por lo tanto, mediante una adecuada priorización estaremos un paso más adelante de las circunstancias y podremos comenzar a evacuar los pendientes que parecían infinitos.

Los métodos

La matriz de Eisenhower es uno de los métodos más difundidos para priorizar las actividades que debemos desarrollar. Su éxito radica en su sencillez donde una combinación de urgencia e importancia revela cuatro cuadrantes donde podemos clasificar cada pendiente.

Lo urgente e importante es definido como un incendio, lo importante pero no urgente es el estado ideal de las acciones a realizar, lo urgente pero no importante responde a situaciones de la cotidianidad que carecen de un impacto real pero que consumen tiempo como lo pueden ser las reuniones imprevistas y sin objetivos. Finalmente, lo que no es ni urgente ni importante y por lo tanto irrelevante.

Sin embargo, ¿podemos confiar realmente en los criterios dados? La matriz de Eisenhower funciona perfectamente cuando existe una claridad contundente de las actividades a realizar y cuando no hay demasiado trabajo represado y se cuenta con una voluntad de hierro para luchar contra el cuadrante ni urgente ni importante en el que reside la procrastinación.

Getting Things Done

David Allen en 2001 hizo público un método de gestión de tareas que cargaba consigo todo el ahínco del cambio de paradigma de la información. Getting Things Done propone un flujo de análisis de las actividades que nos llegan para poder establecer su mejor momento de ejecución. Con este método es posible determinar si una tarea que llega quede archivada o en reserva, sea programada en un corto mediano o largo plazo, o incluso, si puede ser delegada.

El método de Allen tiene una comunidad de seguidores bastante grande y es muy utilizado en la actualidad. Una de las ideas más útiles que propone es la regla de los 5 minutos, donde cualquier acción que pueda ejecutarse en corto tiempo se hace inmediatamente, sin siquiera entrar en una programación específica. Esta actitud ayuda a descongestionar la lista de pendientes, sin embargo, corremos el riesgo de convertirnos en bomberos, y dedicarnos exclusivamente a resolver los pequeños problemas de la vida dejando de lado los grandes proyectos.

El sentido de urgencia y la dilación

Hasta el momento, los métodos analizados tienden a encauzar la lista de pendientes en un flujo suave y constante de actividades perfectamente pensadas con antelación, con altas dosis de disciplina y con apenas espacio para el cambio de planes. La vida, sin embargo y desde mi propia experiencia, es más parecida a un derrumbe donde las actividades se precipitan sobre nosotros sin que tengamos demasiada claridad de qué ámbitos abordar.

Acompañada de la catástrofe, la vida antoja gratificación instantánea y, por lo tanto, procrastinación. El resultado final es un alud de pendientes, culpa, preocupaciones exageradas y una visión del mundo pesimista.
Estas crisis aprendemos a manejarlas apelando al sentido de urgencia, donde el pánico nos domina y podemos ingresar a un flujo de trabajo adecuado sin recaer en la satisfacción instantánea. De esta forma se explica la Ley de Parkinson.

La matriz de urgencia y prioridad

Es así como mientras estaba luchando con montones de pendientes y proyectos me encontré con un cuadro que me dio un poco de luz porque establecía una diferencia entre el riesgo y el impacto de una tarea y lo comparaba con la urgencia real, es decir, en una escala de tiempo cuantificable. El enfoque de dicha tabla es similar a la matriz de Eisenhower, sin embargo, permite establecer en términos numéricos la prioridad que tiene una tarea en un número del 1 al 25.

Tanto el impacto como la urgencia se medirán en valores de 1 a 5 donde el 1 plantea un escenario de bajo impacto y un tiempo de resolución de la tarea lejano, y donde el 5 representa un impacto grave o profundo y un tiempo de resolución de la acción casi inmediato. Estos valores multiplicados proporcionarán el puntaje de prioridad de una tarea.

A partir de este punto ya es más fácil percibir la dimensión real de un problema. Si una tarea tiene poco impacto y tiene un tiempo de entrega lejano podemos dejar de preocuparnos por ella, su prioridad es sumamente baja. Por el contrario, si el resultado de una acción marca una puntuación de 25 sabremos que no tenemos tiempo que perder.

Pero no todo es perfecto. Después de asignarle un puntaje a cada uno de mis proyectos seguía teniendo el problema de saber exactamente con qué tarea comenzar, varias puntuaron igualmente alto y persistía la sensación de pánico provocado por un cuello de botella en mi Bullet Journal. Es así como introduje algunas dimensiones al sistema para tener mayor claridad en cuanto a mis prioridades.

Refinando el sistema

La primera de ellas es el tiempo que nos toma ejecutar la tarea. Entre más tiempo uno se demore realizando una actividad, más peso tendrá esta en la programación en la agenda, por lo tanto, será más prioritaria. Pero esto no significa que una tarea que pueda realizarse en corto tiempo deje de tener un fuerte impacto.

La segunda dimensión agregada es la dificultad que tenemos para ejecutar la actividad. Esto nos lleva a hacer un reconocimiento de los recursos y conocimientos que tenemos disponibles para solucionar los problemas específicos de la acción. Una mayor dificultad implicará una prioridad más alta.

Estas dimensiones serán calificadas de 0,1 a 0,5 y no sirven para agravar a visión del panorama, sino para matizar las prioridades y poder contemplar el peso de cada tarea. Para establecer este matiz subjetivo lo que haremos será hacer una suma de la calificación del tiempo de ejecución y la dificultad, dando como resultado un número entre el 0,2 y el 1, y dicho resultado lo multiplicaremos por el puntaje de prioridad inicial de la anterior matriz. El resultado puede interpretarse como la relación entre la prioridad y la necesidad de atención que requiere un proceso.

De este modo, puede que una tarea con una prioridad altísima tenga un bajo puntaje final, lo que implica que debemos hacerla en un plazo inmediato y que cuya ejecución sea sencilla y rápida, incluso es probable que pueda realizarse en los 5 minutos propuestos por Allen.

Finalmente, el resultado final entre 0,2 y 25 será un indicador de la energía que requerirá una tarea y en cuanto a la gestión de tiempo precisamente en esos términos que es justo pensar. Por esta razón, el puntaje final no significa directamente qué cosas se deban hacer primero o después sino qué grandes actividades pueden programarse en el día y qué pequeñas acciones pueden ejecutarse para tener el mayor impacto posible con la menor cantidad de energía usada.

Cada quien debe encontrar el método que se adapte a sus propias circunstancias. Los diferentes enfoques presentados en este artículo pretenden abarcar una serie de situaciones diversas en las que pueden funcionar. En adición, las formas de pensamiento varían de persona a persona, por lo que un sistema matemático puede resultarle más útil a alguien cuyo pensamiento sea predominantemente lógico, mientras que, para alguien con un estilo más espontáneo, hacer de su lista de tareas un problema aritmético va a resultar una tortura.

Más allá de puntajes, cuadrantes o algoritmos, hacer una evaluación de las tareas durante la planeación nos presentará la realidad de una forma más concreta y aliviará el estrés de ver montañas de actividades cayendo sobre nosotros.

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