10 mandamientos de la gestión de proyectos

Recopilamos una lista no definitiva de los mejores consejos para alcanzar nuestros objetivos.

Tener un proyecto personal o cultural es un reto que requiere tenacidad y en muchas ocasiones la visión senos nubla y no sabemos cómo proceder. Por ello, recopilamos una lista de los mejores consejos a la hora de diseñar y ejecutar nuestros planes y recargar el ánimo si en este momento estás inmerso en un proceso.

  1. No necesitas motivación.

La motivación, tal como la inspiración, es uno de los mayores mitos que debemos derrumbar. Esa especie de hada mágica que viene y va a su voluntad y que nos deja desarmados tan pronto como los obstáculos nos hacen perder el impulso. Por eso existe el concepto de la determinación, una actitud proactiva frente a los procesos que llevamos a cabo donde adquirimos energía de los objetivos que nos hemos fijado para que jamás se detenga la locomotora.

  1. Ten objetivos y metas claras.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre una meta y un objetivo? En una analogía con una carrera de ciclismo de largo aliento, cada una de las etapas de la que se compone correspondería a las metas de un proyecto; y por supuesto, el objetivo es la carrera completa. Teniendo esto en cuenta y sabiendo que cada objetivo tiene varias metas, tener claridad sobre ellos nos dará la información que necesitamos para conocer nuestra situación actual y para poder actuar en consecuencia con el fin de alcanzar el podio.

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  1. Alinea tus objetivos.

No solamente es importante que los objetivos sean claros. Normalmente, una persona tiene en un momento determinado varios objetivos en diferentes ámbitos de su propia vida. En otras palabras, cada individuo trabaja en varios frentes simultáneos. Alinear los objetivos implica disponer de ellos para generar una sinergia. No sólo nos permitirá aprovechar de mejor manera nuestra nuestra energía, sino que nos impulsará a desarrollar nuestros proyectos con una visión global y de mayor alcance en el tiempo.

  1. Infórmate, investiga y conoce tu medio.

Se dice que a necesidad, la duda, la ignorancia, la pereza y la corrupción son las madres de todos los males, y en cuanto a gestión de proyectos, considero que la madre a la que más debemos respetar es la ignorancia. No estar informado es un error garrafal que puede acarrear consecuencias gravísimas, llegando incluso a instancias penales. La información debe convertirse en un flujo que nos alimente continuamente. Es necesario conocer el medio en el que nos estamos moviendo, qué acontecimientos de actualidad nos pueden afectar, las normas y deberes que tenemos como agentes culturales, qué procesos de administración de proyectos podemos implementar, etcétera. Que no se te escape un solo detalle.

  1. Realiza un registro consistente de tu proceso.

Así como es importante conocer el estado del arte externo, es fundamental saber cómo van las cosas dentro de nuestro proyecto. El registro consciente y detallado de los procesos que adelantemos nos facilitará un set completo de herramientas que nos serán de gran utilidad en todo momento, incluso si debemos entregar un informe de actividades ante un organismo que nos haya financiado. De hecho, es mediante el registro que adquirimos experiencia sujeta al método científico de anotar nuestros procedimientos y resultados.

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  1. Realiza una evaluación constante de tus procesos.

Una vez hecho el registro, la información obtenida necesita ser analizada para que trascienda más allá de la memoria del proyecto. Existen varios métodos para evaluar los procesos, como la matriz DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) que nos permitirán identificar las zonas seguras y de riesgo y actuar en consecuencia. Del mismo modo, la revisión continua evita que los errores que cometamos no se salgan de nuestras manos y podamos controlar de mejor manera los resultados.

  1. Kaizen.

Los japoneses han aportado conceptos muy valiosos a la gestión de proyectos, muchos de ellos asociados al toyotismo (sí, el de los carros Toyota). No fue gratuito que un país devastado por dos bombas atómicas, con espacio y recursos naturales casi nulos, se levantara de sus cenizas y se convirtiera en una potencia económica en menos de medio siglo. El kaizen es un proceso de mejora continua. Con la evaluación constante de nuestros procesos, podemos hacer correcciones constantes buscando siempre la calidad. El kaizen no sólo trata de corregir errores a tiempo, sino de potenciar metodológicamente nuestras fortalezas. Se convierte en una filosofía de mejorar a diario aunque sea en un mínimo porcentaje para expandir nuestros horizontes.

  1. Mantén tus planes en secreto.

Existen muchas razones para no ir gritando a los cuatro vientos cuáles son nuestros maquiavélicos planes. La primera, es que explicar constantemente en qué consiste nuestro proyecto a personas que no nos aportan valor es totalmente desgastante. Si los planes no resultan, estaremos haciendo el ridículo y probablemente nuestra reputación se vea afectada. De igual forma, la opinión de la gente nos puede hacer dudar, y como ya vimos, la duda también es la madre de todos los males. En fin, necesitamos la menor interferencia posible de agentes que puedan influenciarnos negativamente.

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  1. No estás solo.

Sin embargo, los proyectos, en especial los culturales, se alimentan de la gente. No estás solo. Busca asesoría, crea una red de apoyo, ten un mentor. No es necesario que cada uno de los engranes que conforme nuestro círculo de apoyo conozca nuestros planes, tal como en el proyecto Manhattan, pero es necesario saber extraer valor de nuestro entorno social. Es mediante las alianzas que se construye cultura, que surgen proyectos, que se logran cosas grandes, así que no te aísles y haz amigos.

  1. Comunícate efectivamente.

Es paradójico que en la era de la información y la comunicación, las personas tengan cada vez más problemas para comunicarse. Si tu proyecto involucra más de una persona (y lo hará) crea canales de comunicación eficientes, evita los malentendidos y establece formalmente espacios de diálogo. En mi experiencia, los mayores fracasos en los procesos de un proyecto suceden cuando la comunicación falla, ya sea internamente dentro del grupo de trabajo, o externamente, con proveedores de servicios, clientes, o público en general.

Ñapa. Aprovecha las oportunidades, y si no ves ninguna, créala.

Las oportunidades son pepas de oro, y uno no puede quedarse indiferente a su brillo cuando se las encuentra en el camino. Sin embargo, en ocasiones la suerte superficial no muestra más que escombros, así que es momento de convertirse en minero y aprovechar los recursos que se tengan a mano para crear oportunidades para sacar adelante nuestros objetivos.

No queda más que arriesgarte, tomar las bridas de tus sueños y sacar adelante tus más ambiciosos proyectos. Si actúas en este instante no te arrepentirás.

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