Los secretos del Time Blocking y de Google Calendar

Organizar nuestras actividades ya no será motivo de más dolores de cabeza.

Estamos sujetos a un flujo que se nos escapa de las manos si no sabemos cómo atajarlo. Por su puesto hablo de una condición a la que todo ser humano está sujeto sin importar su condición actitud económica, afinidad política o nivel de estudios. Absolutamente todos los habitantes de la tierra tenemos exactamente 1440 minutos en el día.

Sin embargo, no hay que obviar que si estamos inmersos en un sistema productivo occidental, con ritmos de vida acelerados y bajones de energía casi perpetuos, es prácticamente imperativo aprovechar al máximo cada momento.

Y aquí es donde se ha instalado un enorme mito que tenemos que derrumbar si queremos hacer realidad nuestras colosales ambiciones. No podemos administrar el tiempo, pero sí podemos administrar nuestra energía y ayudarnos de herramientas para desenmarañar las actividades que pretendemos realizar para alcanzar nuestra propia versión de éxito.

El instrumento que presento el día de hoy es el Time Blocking, que aplicado a nuestra vida a través de métodos análogos o digitales, nos permitirá visualizar fácilmente qué es lo que hacemos con nuestro tiempo.

Específicamente, Google Calendar es un software lanzado en 2006 que se ha convertido en un punto de encuentro de las agendas corporativas. El grado de penetración de las aplicaciones de Google es tal, que prácticamente sus desarrollos se han convertido en una especie de lengua franca, y esto representa una ventaja para nosotros cuando trabajamos en proyectos que involucran a más personas.

Disponer de nuestras actividades, y las de nuestros compañeros de proyectos, en bloques de tiempo puede que no nos resulte de buenas a primeras ya que se debe tener cierta claridad de las metodologías que usaremos. Podemos ayudarnos de códigos de colores, diferentes calendarios, recordatorios en Apps de celular, mapas y esquemas.

El primer paso que demos dar sea cual sea la técnica de planeación que escojamos será comprender el tamaño de los proyectos que tengamos al frente y saber qué acciones debemos ejecutar para activar los procesos.

En este sentido, lo mejor que podemos hacer es sentarnos a desglosar las actividades tanto como podamos. Este ejercicio puede ejecutarse mediante cuadros de producción, mapas mentales, diagramas de flujo, e incluso, usando tableros Kanban. Cada persona o equipo de trabajo deberá encontrar la mejor forma de desmenuzar sus proyectos. Entre más concretas las acciones, mayor claridad.

A partir de este punto, nuestra amiga y gran hermana la G de Mountain View, nos ayudará a organizar nuestra vida.

eddie-garcia-503631-unsplashA cada tarea detectada y cada cita programada debemos asignarle una cantidad específica de tiempo, e identificar los elementos necesarios para ejecutarlas, su prioridad y el sitio donde serán llevadas a cabo.

Compensando entre tiempos y necesidades tenemos entonces que, si la tarea dura menos de 5 minutos, la haremos inmediatamente sin procrastinar. Si la tarea dura más de 5 y menos de 30 minutos, la anotamos para agruparla junto a otras tareas de las mismas características.

Si esa duración es mayor a 30 minutos, programaremos a continuación en un espacio adecuado en nuestra agenda teniendo en cuenta las condiciones bajo las cuales podemos desarrollar las actividades de forma oportuna tanto para nosotros como para nuestros proyectos.

En este punto, y bajo la metodología del Time Blocking tenemos tres tipos de anotaciones en Calendar que vale la pena diferenciar. El primero es el recordatorio, que podemos agregar fácilmente y servirá como lugar para reunir todas las tareas de corta duración, y las que todavía no hemos programado.

Una segunda categoría será la de las citas. Eventos que hemos convenido con otras personas y que no dependen exclusivamente de nosotros. La tercera clase de anotación será el bloque de tiempo propiamente dicho. También será un evento en Calendar, pero al que tenemos que distinguir mediante color o ubicándolo en un calendario exclusivo para programar los momentos en los que desarrollaremos las acciones.

Debemos tener cuidado de no saturar nuestro horario a un grado inmanejable. Es importante darle a cada tarea un tiempo prudente, mayor que el que estimamos para trabajar. De igual forma, debemos procurar dejar 15 minutos entre cada evento para poder descansar, respirar y despejarnos antes de emprender una nueva acción.

Las posibilidades de Calendar van más allá de crear eventos, arrastrarlos por la agenda y cambiarles el color. Podemos compartirlos e invitar a los involucrados, crear calendarios por cada uno de nuestros proyectos, programar repeticiones a nuestro antojo, agregar descripciones detalladas de cada evento y más.

Una de las utilidades que más me ha llamado la atención es la posibilidad de establecer objetivos. Una herramienta que nos ayuda a hacer un seguimiento para la consolidación de hábitos y que cuenta con actividades preestablecidas ilustradas al mejor estilo Material Design. La aplicación nos preguntará qué queremos lograr y en qué horario deseamos realizarlo. Los Bots se encargarán de encontrar el espacio más adecuado en el mar de actividades que tengamos y agendará automáticamente nuestra rutina.

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El Time blocking puede ayudarse de otros métodos. En general, las técnicas de productividad son complementarias. Se puede programar nuestro tiempo en bloque a mano y apoyarnos en el Bullet journal como mecanismo de pensamiento, y podremos sacar el máximo de jugo a cada sesión si aplicamos recursos como Pomodoro, que a grandes rasgos propone periodos de 25 minutos de trabajo enfocado con 5 minutos de descanso.

Podemos ir más lejos aún si conectamos Calendar con servicios como IFTTT que permite la interacción entre diferentes aplicaciones de nuestro móvil y automatiza nuevas funciones a medida de nuestras necesidades.

Las posibilidades para administrar nuestras acciones son infinitas. Si además de agendar nuestras acciones futuras, llevamos un registro de todo lo que hacemos durante el día, podremos comprender cómo varía nuestro flujo de energía en la jornada. Estando atentos a estas variaciones, podremos ajustar nuestras actividades más complejas a los momentos del día en los que estemos más alerta.

Como siempre recomiendo, debemos procurar conocer nuestros estados internos para aprovechar al máximo los recursos de los que disponemos.

Los resultados que obtengamos al usar esta y cualquier técnica de planeación serán proporcionales a la consciencia con la que la apliquemos. La perseverancia y la disciplina son necesarias en cualquiera de los métodos que incorporemos en nuestras vidas y la formación del hábito de planificar nuestros pasos es fundamental para lograr nuestras más anhelados objetivos.

 

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