Aprender hojas de cálculo

Son una herramienta subestimada en las profesiones de la cultura, pero las hojas de cálculo pueden facilitar la vida de cada artista.

Últimamente, en algunas de las intervenciones que he realizado en el contenido habitual de Alterciclo, he venido destacando la importancia del uso de hojas de cálculo en el trabajo en la cultura. Respondiendo al compromiso que adquirí en el episodio Super guía para premios y convocatorias de la temporada 3 de Alterciclo Podcast, hoy desarrollo un poco más las razones para usar esta herramienta de oficina y algunos consejos para aprovecharla al máximo.

Más allá de hacer una oda a la burocracia, quiero derribar límites que la idiosincrasia del quehacer cultural sostiene frente a las matrices de datos. Saber las razones y tener clara una metodología para consignar y evaluar la información disponible nos va a facilitar enormemente el uso de la herramienta godín por excelencia.

Las hojas de cálculo son parte de la tríada de software básico de oficina. Las otras dos herramientas son el editor de texto y las presentaciones, mucho más amables para la mayoría de las personas dedicadas a la cultura. No somos amantes del trabajo de escritorio, a pesar de ello, nos es más fácil relacionar las acciones en nuestro campo con la redacción y la exposición de ideas que con el análisis de datos. Sospecho que las hojas de cálculo nos resultan incómodas porque no reconocemos la necesidad de usarlas, además de que, de forma tradicional (y errada), nuestros oficios se alejan de los números.

El análisis de datos es una actividad de nombre apabullante pero esencial en la cotidianidad. No se trata solamente de pronosticar la curva de casos activos de covid-19 en relación con los contagios, el número de dosis de vacunas y las personas recuperadas. El estudio de los datos nos permite decodificar la información concreta, el estado puntual de un elemento de nuestra vida, para establecer relaciones igualmente concretas y develar así un conocimiento de la realidad. El área donde más se requiere esta herramienta, mas no la única, es en el manejo de recursos.

Un ejemplo con dos datos. Tengo un kilo de arroz que caduca en 2 semanas. Si tengo 14 días para consumirlo ¿Qué tamaño de porción diaria debo preparar? Es una operación muy sencilla, una división que resulta en 71 gramos de consumo diario. Sin embargo, sabemos que la vida no es un problema de la Aritmética de Baldor. ¿Realmente una porción de 71 gramos es adecuada? ¿Cuál es la diferencia entre una porción de arroz de guarnición y una de plato principal? ¿Me aguantaré todos los días comiendo arroz? ¿Qué pasa si tengo visitas? ¿Me puedo antojar de arroz con leche? Todas estas preguntas plantean diferentes escenarios con terceros datos que modifican el resultado final a partir de la experiencia vivida. Una hoja de cálculo permite experimentar con las variables para tener dicha aproximación.

La reserva de arroz es un ejemplo ridículamente sencillo y claramente no es el único recurso manejado en los hogares hispanohablantes. La gestión de recursos agrega los demás víveres necesarios para consumo, los servicios domésticos, el tiempo dedicado al trabajo y a la casa, el dinero, las obligaciones que tengamos con otras personas o con el estado y un sinfín de cifras más. El sistema de vida contemporáneo está basado en la información, resistirnos a estudiarla sólo nos pondrá en aprietos en vez de facilitarnos las cosas.

El registro de datos es la acción primaria para hacer un análisis de un recurso específico. La estrella en el sistema contemporáneo es, evidentemente, el dinero. Los presupuestos son bases de datos que nos permiten categorizar los diferentes movimientos de dinero. Un presupuesto es ineludible incluso si de por casualidad, una vez al mes, sostienes un dólar, un euro o un peso. Sólo es necesaria, a nivel básico, una tabla donde se distinga la entrada y la salida de dinero donde se puedan sumar y restar los valores. La importancia de esta acción consiste en reconocer las direcciones de los movimientos monetarios personales, y con ello establecer una evaluación de la realidad económica para poder dimensionar los límites o las posibilidades de acción que tengamos.

Un presupuesto personal puede elaborarse en una libreta, pero cuando agregamos datos, la carga de información es más fácil de manejar en una hoja de cálculo como Google Spreadsheet, Micrisoft Excel o Libre Office. Ya entrando en el terreno del agenciamiento cultural, un presupuesto pasa de ser un registro básico de ingresos y gastos a la recopilación de información necesaria para poder ejercer nuestras profesiones. Con la información adecuada y bien etiquetada es posible conocer la tarifa de nuestras horas de trabajo, el costo de los implementos necesarios para determinada producción, el valor y el margen de ganancia de un servicio. Con una buena hoja de cálculo es posible responder a esa incógnita tan frecuente de cuánto cobrar por nuestro trabajo.

Pero el dinero no es la única información que podemos manejar en hojas de cálculo. Para no repetirme, adjunto un carrusel de Instagram con al menos 30 usos diferentes para usar hojas de cálculo en el terreno del agenciamiento cultural.

No pretendo hacer un tutorial de hojas de cálculo, sin embargo, en este punto es necesario dar algunas recomendaciones para usarlas dentro de nuestro campo profesional.

Lo primero es preguntarse para qué necesitamos una hoja de cálculo. Algunas pistas de las posibles respuestas sean por ejemplo para poder ver el ritmo de gasto en papel de un proyecto editorial, para ver la distribución del tiempo de una actividad o para tener a la mano las referencias bibliográficas manejadas en un curso.

Consecuentemente, lo segundo es saber qué datos necesitamos y cómo los vamos a relacionar. Fechas, descripciones, nombres de registro, números, calificaciones, hipervínculos, todo tipo de información justificada en el contexto de nuestro análisis. Si nuestra finalidad es analizar los precios de diferentes proveedores de un mismo material, será adecuado saber el nombre de dichos proveedores, sus precios, la fecha de cotización, el volumen del material cotizado, los datos de contacto y todo lo que consideremos para poder establecer el paralelo y elegir favorablemente.

Lo último es establecer las relaciones adecuadas entre los datos. No es necesario escribir fórmulas rocambolescas. A simple vista se puede hacer. Es el caso de los diagramas de Gantt. Pero si el trabajo es con números, sabiendo el qué y para qué de cada relación de datos es posible encontrar la formula adecuada en el ayudante de cualquier software.

Diagrama de Gantt de la vida real.

Las hojas de cálculo son herramientas, similares a las navajas. Tienen múltiples funciones y como trabajador de la cultura me han servido para los ejemplos dados en el carrusel y mucho más. Con ellas he establecido matrices para componer serialismo, he establecido el costo del diseño y los materiales de la construcción de una cocina, he impreso y firmado certificados de participación, de pago y de cobro en masa, las escaletas de Alterciclo Podcast están elaboradas en hojas de cálculo, y aunque no lo he hecho directamente, reconozco la posibilidad de elaborar matrices de bordado en punto de cruz. Mi principal recomendación es no temerles a las hojas de cálculo, aproximarse a ellas teniendo en cuenta nuestras necesidades e ir adquiriendo trucos y mañas para apropiarnos de las matrices.

Las hojas de cálculo son un campo de potencia y expansión para la actividad cultural.

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